Fundamentos de la Gestión de Riesgos para proyectos culturales

La gestión de riesgos es un área de conocimiento de la gestión de proyectos, cuyo objetivo es el de “aumentar la probabilidad y/o el impacto de los riesgos positivos y disminuir la probabilidad y/o el impacto de los riesgos negativos, a fin de optimizar las posibilidades de éxito del proyecto”.

Los eventos inciertos que, de producirse, tienen un efecto positivo en uno o más de los objetivos del proyecto se denominan riesgos positivos u oportunidades y los eventos inciertos que, de producirse, tienen un efecto negativo en uno o más de los objetivos del proyecto se denominan riesgos negativos o amenazas. El riesgo de un proyecto es un evento o condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos de gestión del proyecto tales como alcance, tiempo, costo y calidad. Un riesgo puede tener una o más causas y, de materializarse, uno o más impactos.

Los riesgos no deben confundirse con los problemas. Un problema es un riesgo materializado, es decir, un evento cierto que ya sucedió y está afectando negativamente el logro de los objetivos del proyecto. Los problemas se gestionan de forma reactiva e implican siempre una pérdida para el proyecto, mientras que los riesgos se gestionan de forma proactiva y pueden implicar ganancias adicionales para el proyecto.

Beneficios de la Gestión de Riesgos en proyectos culturales y de desarrollo

Los beneficios a destacar de la gestión de riesgos en proyectos culturales o de desarrollo son los siguientes:

1. Mejora la planificación del proyecto.

La gestión de riesgos conlleva incorporar la incertidumbre en la planificación del proyecto, o sea, reconocer que existen eventos futuros que pueden afectar el logro de los resultados e impactos esperados e incluir ajustes para atender dichos eventos inciertos. Por lo tanto, la gestión de riesgos ayuda a fortalecer la planificación del proyecto y minimiza la necesidad de realizar cambios significativos de alcance, costo, tiempo (retrasos) y calidad de los entregables del proyecto durante la ejecución.

2. Fortalece el diseño del esquema de ejecución del proyecto.

Implica, entre otras cosas, identificar con antelación aspectos del entorno o de las instituciones involucradas que pueden afectar la ejecución del proyecto. Esto permite tomar decisiones oportunas sobre cómo adaptar el esquema de ejecución del proyecto a las peculiaridades del país/sector y de las instituciones que van a ejecutar la operación.

3. Fomenta el uso eficiente de los recursos del proyecto

La gestión de riesgos del proyecto, implica una identificación temprana de excesos o necesidades de recursos para el proyecto, lo que permite optimizar su asignación durante el ciclo de vida de la operación. Asimismo, una estrategia de gestión preventiva suele implicar un menor costo que la gestión reactiva basada en resolver los problemas a medida que estos surgen durante la ejecución. Por ende, destinar recursos a la gestión de riesgos debe considerarse también una inversión que tiene el potencial de generar ahorros para el Proyecto. Finalmente, la gestión de riesgos no solo implica identificar y gestionar adecuadamente los riesgos negativos o amenazas, sino también los riesgos positivos u oportunidades, lo que permite generar un mayor valor del que estaba previsto originalmente con los mismos recursos.

4. Mejora la toma de decisiones y fomenta la proactividad y la rendición de cuentas entre los miembros del equipo.

La gestión de riesgos permite tener un mejor conocimiento de los factores que pueden afectar el logro de los resultados e impactos esperados del proyecto, así como de su orden de prioridad, lo que fortalece la toma de decisiones. Asimismo, la gestión de riesgos suscita a los miembros del equipo del proyecto a anticiparse a los eventos futuros y asignar responsables para su gestión. Esto crea una cultura de trabajo basada en la proactividad y la rendición de cuentas.

5. Aumenta la confianza en el proyecto por parte de las partes interesadas.

Una comunicación transparente, oportuna y efectiva de los riesgos del proyecto alinea las expectativas de todas las partes interesadas desde su concepción. Al mismo tiempo, la preparación de un plan de respuesta ante posibles eventualidades transmite seguridad y confianza en el logro de los objetivos del proyecto.

Los procesos de la Gestión de Riesgos

La gestión de riesgos comprende siete procesos, cinco de los cuales son de planificación, uno de ejecución y uno de monitoreo.

A. Planificar la Gestión de los Riesgos. Es el proceso de definir cómo realizar las actividades de gestión de riesgos en un proyecto.

B. Identificar los Riesgos. Es el proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al Proyecto y documentar sus características.

C. Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos. Es el proceso de priorizar riesgos para posterior análisis o acción de respuesta, evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia e impacto.

D. Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos. Es el proceso por el que se estima el nivel de exposición del proyecto al riesgo, analizando numéricamente el efecto combinado de los riesgos identificados en los objetivos del proyecto.

E. Planificar la Respuesta a los Riesgos. Es el proceso de desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

F. Implementar la Respuesta a los Riesgos. Es el proceso de ejecutar las respuestas acordadas de acuerdo con lo planificado.

G. Monitorear los Riesgos. Es el proceso que permite la actualización de la información de riesgos para la correcta toma de decisiones por parte del equipo del proyecto.

La estructura de un proceso

Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas o interactivas que utilizan insumos para obtener un resultado que puede ser tangible (productos) o intangible (información).

Los procesos de la gestión de riesgos transforman información de entrada (insumos) mediante técnicas y herramientas de análisis para mejorar la eficiencia en la toma de decisiones en escenarios de incertidumbre.

Cada proceso de la gestión de riesgos toma información resultante del proceso anterior, la analiza y la transforma, mejorando progresivamente el análisis del evento incierto hasta disponer de suficiente información para la toma de una decisión. Cada decisión será a su vez el insumo de un nuevo proceso de análisis, planificación, acción y de nuevo control.

A esta propiedad de la gestión de riesgos se la denomina iterativa y es uno de los factores críticos de éxito que introducimos a continuación.

Factores críticos de éxito de la gestión de riesgos en los proyectos

1. La gestión es por naturaleza iterativa

2. Debe existir un compromiso por parte de los ejecutores u organizaciones para la gestión de riesgos.

3. La identificación de riesgos debe ser exhaustiva.

4. La identificación de los riesgos debe incorporar múltiples perspectivas.

5. La identificación de los riesgos debe ser completa.

6. El análisis de riesgos debe ser objetivo.

7. La identificación de los riesgos debe explicitar las oportunidades.

8. La identificación de los riesgos debe ser temprana.

9. La gestión de riesgos debe integrarse en la gestión de proyectos.

10. La identificación de riesgos debe ser emergente.

Terminologías importantes

• Área de Conocimiento de la Dirección de Proyectos / Project Management Knowledge Area. Un área identificada de la dirección de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y que se describe en términos de sus procesos, prácticas, datos iniciales, resultados, herramientas y técnicas que los componen.

• Ciclo de Vida del Proyecto/Project Life Cycle. La serie de fases que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre.

• Entrada/Input. Cualquier elemento, interno o externo, del proyecto que sea requerido por un proceso antes de que dicho proceso continúe. Puede ser un resultado de un proceso predecesor.

• Gestión (Dirección) de Proyectos/Project Management. La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

• Gestión de los Riesgos del Proyecto/Project Risk Management. La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión de riesgos, así como la identificación, análisis, planificación, implementación de respuesta y monitoreo de los riesgos de un proyecto.

• Herramienta/Tool. Algo tangible, como una plantilla o un programa de software, utilizado al realizar una actividad para producir un producto o resultado.

• Objetivo/Objective. Una meta hacia la cual se debe dirigir el trabajo, una posición estratégica que se quiere lograr, un fin que se desea alcanzar, un resultado a obtener, un producto a producir o un servicio a prestar.

• Proceso/Process. Una serie sistemática de actividades dirigidas a producir un resultado final de forma tal que se actuará sobre una o más entradas para crear una o más salidas.

• Producto/Product. Un artículo producido, que es cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente. Otras palabras para hacer referencia a los productos son “materiales” y “bienes”.

• Programa/Program. Un grupo de proyectos, subprogramas y actividades de programas relacionados cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual.

• Proyecto/Project. Un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado únicos.

• Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos/Perform Quantitative Risk Analysis. El proceso de analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.

• Riesgo/Risk. Un evento o condición incierto que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos de un proyecto.

• Salida/Output. Un producto, resultado o servicio generados por un proceso. Puede ser un dato inicial para un proceso sucesor.

• Técnica/Technique. Un procedimiento sistemático definido y utilizado por una o más personas para desarrollar una o más actividades, a fin de generar un producto o un resultado o prestar un servicio y que puede emplear una o más herramientas.

Estos fundamentos podrán ayudarte a gestionar mejor tus proyectos, a identificar los posibles riesgos y trabajar en ellos para alcanzar el éxito deseado. Gracias por tu lectura y recuerda que "La Cultura, transforma vidas".