El poder intagible, sin lugar a duda el conocimiento se ha convertido en los últimos años en una herramienta fuertemente competitiva y desarrollada desde diversas áreas para el aprovechamiento de las oportunidades y procesos productivos a partir de su implementación. Las organizaciones, instituciones, empresas y negocios aprovechan este insumo mejorar sus capacidad y obtener de algún modo ese punto diferenciador que motivará el cumplimiento de sus estrategias y objetivos.
Según Thomas Davenport, el conocimiento "Es una mezcla fluida de experiencias estructuradas, valores, información contextual e internacionalización experta que proporciona un marco para la evaluación de nuevas experiencias e información. Se origina y se explica en la mente de los conocedores. En las organizaciones, con frecuencia no sólo queda arraigado en documentos o bases de datos, sino también en las rutinas, procesos, prácticas y normas institucionales". Bajo esta definición, podemos encontrar que no solo el conocimiento se gestiona desde el individuo, sino que este se transfiere a los procesos organizacionales y por ende puede entenderse como un recurso administrable.
¿Cómo esta compuesto el conocimiento? Debemos primero distinguir tres conceptos que se interrelacionan y que pueden llegar a confundir, "el dato", "la información" y "el conocimiento". Los datos son un conjunto de hechos, eventos concretos que por si solos no tiene significado alguno para las personas. La información son un conjunto de datos elaborados y estructurados bajo un contexto que da significado e interpretación. El conocimiento en un proceso en donde de enjuicia, valora y relaciona la información con experiencias propias, permitiendo hacer predicciones, análisis, tomar decisiones y realizar acciones.
Características del conocimiento
Es volátil: debido a la manera en que este se almacena en la mente de las personas, estos evolucionan en función a los cambios que se producen en sus portadores.
Se desarrolla por medio del aprendizaje: es un mecanismo de mejora personal que depende de las capacidades y experiencias de cada persona.
Se transforma en acción por medio de la motivación: el impulso de querer dar solución a un problema, ejecutar alguna tarea, utilizar algún artefacto e incluso la interacción con otros, son formas de motivación que hacen más eficiente el conocimiento adquirido.
Es sinergético: es inagotable, en cuanto más lo usamos más tenemos, se reconstruye, el compartirlo ayuda a mejorarlo, la colaboración en su creación lo perfecciona.
Es dinámico: evoluciona con el tiempo, puede ampliarse, modificarse.
Se reestructura: el aprendizaje de nuevo conocimiento puede cambiar la estructura sobre un conocimiento más complejo.
No esta normalizado: no se puede representar, se manifiesta de muchas formas y es complicado de medir.
Conocimiento explícito y tácito
Existen algunas clasificaciones del conocimiento según su uso o manera de adquirirse, perceptivo, abstracto, experimental, etc. pero nos centraremos en dos que a nivel general incluyen a los anteriores.
El conocimiento explícito es aquel que puede transmitirse con facilidad a otras personas y normalmente es adquirido por medio de la captación, es decir, por agentes externos. El conocimiento tácito por el contrario, puede describirse como el conocimiento personal incorporado a la experiencia individual y que involucra factores como las creencias, los valores, las experiencias, el instinto, y que es muy complicado de comunicar o transferir a terceros.
Aquí entonces es donde podemos observar como se comporta l conocimiento desde dos perspectivas: el conocimiento generado por el individuo o por las organizaciones, el cual es de gran valor y en ocasiones puede servir de manera estratégica para alcanzar los objetivos planteados. Y los conocimientos adquiridos los cuales están directamente relacionados con las actividades de la organización o el individuo, este posee menos valor, pues es de fácil acceso y de compartición con terceros. Pero si es gestionado de la mejor manera puede apoyar las labores objetivas y personalizar estos conocimientos.
Conocimiento en la organización
Cada organización hace uso de su conocimiento en función del grado de utilidad que este tenga en un momento determinado, es decir, una misma información puede ser conocimiento para alguna actividad y para otra no, o para una persona y no para la otra, esta situación temporal permite el aprovechamiento del conocimiento adquirido o creado y su interrelación con otras estructuras del conocimiento que generan nuevas formas de concebir la información.
En la escala de conocimiento podemos observar cono se relacionan el dato, la información y el conocimiento en donde por medio de estructuras que se van agregarlo al marco descrito se avanza hacia procesos más complejos en donde el conocimiento actúa en el momento de proyectarse como productor de desarrollo social, organizacional y por supuesto humano.
La gestión del conocimiento está presente para cumplir una serie de roles y objetivos dentro de las organizaciones. Es para lograr una mejor eficiencia del proceso, hacer un mayor uso de las oportunidades presentadas, desarrollar y retener el talento interno, nutrir una fuerza laboral competitiva y coordinar los procesos organizacionales para llevar a cabo las actividades de manera más eficiente (Hussain, 2004).
El resultado final en el proceso de gestión del conocimiento es capturar el conocimiento y proceso intangible o tácito y documentarlo de una manera que se pueda utilizar para aumentar los beneficios tangibles para la organización. Puede haber casos en que el conocimiento correcto no esté disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado. La gestión del conocimiento tiende a llenar este vacío y allana el camino para la recopilación, el intercambio y la difusión de conocimientos proactivos, lo que mejora el desempeño organizacional tanto de forma estratégica como operacional (Hussain, 2004). Para gestionar el conocimiento de la organización, primero se externaliza mediante el uso de bases de datos y tecnología para capturar datos e información externos, como tecnología de flujo de trabajo, sistemas de imágenes, técnicas de agrupamiento y otros. Estos datos e información recopilados se internalizan para ponerlos a disposición de la persona adecuada en el momento adecuado para satisfacer las necesidades individuales de conocimiento (Tiwana, 2000).
La tercera actividad de intermediación se refiere al mapeo del buscador de conocimiento con el conjunto correcto del cuerpo de conocimiento y la fuente de conocimiento (el conocimiento tácito). La cognición es la actividad más difícil del proceso de gestión del conocimiento porque depende de las capacidades cognitivas de las personas y de la solidez de los procesos que facilitan la transferencia de conocimiento (Hussain, 2004).
Se cree que, para alcanzar los objetivos de gestión del conocimiento dentro de las organizaciones, se deben planificar y ejecutar meticulosamente una serie de actividades adicionales. El primero de ellos es la gestión de competencias en el lugar donde se supone que la alta dirección de la organización debe conocer las competencias, habilidades y actitudes que los colaboradores deben poseer para alcanzar los objetivos organizacionales más amplios (Tiwana, 2000).
La segunda herramienta importante para la gestión del conocimiento en las organizaciones es el aprendizaje organizacional que tiene lugar cuando se desarrolla un ambiente de aprendizaje propicio y de apoyo. Dicho entorno se caracteriza por la asunción de riesgos, la innovación y la creatividad (Tiwana, 2000).
La educación organizacional es otra herramienta importante para la creación, el intercambio y la difusión de conocimiento porque en este proceso, los colaboradores son enviados a asistir a seminarios, conferencias y talleres externos para completar la escasez de habilidades. Algunas organizaciones incluso se embarcan en la idea del desarrollo de un centro de capacitación o universidad dentro de la organización, donde los colaboradores reciben capacitación y cursos en sus actividades laborales relacionadas con el sistema interno de universidades y escuelas (Heflo, 2018).
Todo el proceso de gestión del conocimiento y aprendizaje organizacional es una combinación de ciclos de aprendizaje. El ciclo de aprendizaje individual es la fuente de creación y desarrollo del conocimiento porque los individuos desarrollan su propio sentido y marcos conceptuales que pueden o no apoyar el marco organizacional para el conocimiento y el aprendizaje. El proceso de toma de sentido del individuo se intercambia con el grupo o círculo inmediato que conduce al ciclo de aprendizaje grupal.
Por lo tanto, es evidente que, para la gestión del conocimiento proactiva y efectiva, la organización debe alentar el trabajo en equipo, la participación y otras formas de colaboración para mejorar este ciclo de aprendizaje y reforzar los "patrones de acción repetibles". El ciclo de aprendizaje organizacional es la acumulación de los tres tipos y se refiere a los procesos con los cuales el conocimiento se comparte e intercambia entre las personas de la organización. Incluye los procesos para hacer que la comunicación fluya y para que los recursos de la organización se usen y se comprometan para diferentes propósitos.
Componente en la gestión efectiva del conocimiento
El manejo efectivo del conocimiento no se da por casualidad. Más bien, es la combinación de una gestión sólida, una planificación meticulosa, la participación de los colaboradores, la orientación tecnológica y el apoyo de la dirección y el liderazgo en el desarrollo de una cultura centrada en el conocimiento. Los factores contextuales de cultura, estrategia y tecnología (Hussain, 2004) deben recibir la debida atención además de las actividades y los procesos de gestión del conocimiento. Tener una cultura fuerte y adaptable apoya el concepto de gestión del conocimiento, que es un proceso dinámico y necesita un compromiso reforzado de todos.
Se dice que la cultura es el primer pilar de la gestión del conocimiento, ya que establece el entorno en el que se desarrolla la gestión efectiva del conocimiento. Una parte integral e inseparable de la gestión del conocimiento es el conocimiento y el intelecto humanos y para tener un buen proceso de gestión del conocimiento, es importante tener una cultura donde las personas estén hechas para reconocer y apreciar la importancia del aprendizaje y el conocimiento en actividades rutinarias.
El intercambio y la transferencia de conocimiento depende del grado de innovación, creatividad y disposición de las personas para aprender de las experiencias y puntos de vista de los demás, compartidos de vez en cuando. La cultura aquí juega un papel importante ya que fomenta los valores de participación, compromiso, experimentación, reflexión y aprendizaje (Hussain, 2004). Para tener un sistema de gestión del conocimiento que ayude a obtener el mejor conocimiento organizativo, la cultura organizacional debe desarrollarse de forma que las personas puedan experimentar libremente y tengan curiosidad por explorar alternativas a un problema. También deberían estar dispuestos a compartir sus experiencias con otros para el intercambio efectivo de conocimiento. Cualquier tipo de intimidación o percepción de amenaza al estado laboral haría que la cultura no propiciara el desarrollo del sistema de gestión del conocimiento.
Esto puede garantizarse mediante la implementación de prácticas adecuadas de gestión de recursos humanos, como la evaluación del rendimiento y la gestión, la planificación de la sucesión, el desarrollo del liderazgo, etc. teniendo como criterio clave el cumplimiento del conocimiento compartido (Hussain, 2004).
La disponibilidad de una cultura fuerte y coincidente no sirve de nada hasta que se implemente una estrategia de gestión del conocimiento donde los activos de la organización y el intelecto se aprovechen para optimizar los beneficios tangibles. Los pasos de implementación en una estrategia razonable y beneficiosa de gestión del conocimiento son (Hussain, 2004; Zach, 1999):
Desarrollar una metodología de gestión del conocimiento que comprenda valores, procesos, competencias, tecnología e incentivos.
Designar agentes ejecutivos y de gestión del conocimiento para gestionar las actividades.
Empoderando a los trabajadores del conocimiento.
Gestionar el conocimiento centrado en el cliente
Gestionar las competencias básicas
Fomentar la innovación y la colaboración fomentando el trabajo en equipo, la participación y la flexibilidad, con el apoyo de un sistema de recompensas para reconocer los esfuerzos y el trabajo duro
Grabar, aprender y compartir las mejores prácticas para que el conocimiento esté disponible para todos en la organización
Desarrollar fuentes de conocimiento a través de múltiples medios tales como Internet, enfoques basados en la web, seminarios y conferencias, etc.
Crear comunidades y hacer que se interconecten sobre la base de la experiencia y el conocimiento relacionados
Medir el valor de los beneficios de la gestión del conocimiento en el aprendizaje organizacional y validar su uso para modificaciones en la estrategia.
Una cantidad de beneficios se acumulan para las organizaciones que aceptan la gestión del conocimiento. Lo primero y más importante es la reducción en el capital intelectual y los activos que suceden cuando las personas clave abandonan la organización sin documentar sus experiencias y conocimientos. Cuando esta información se busca externamente, se suma al costo que se puede evitar a través de los sistemas de gestión del conocimiento establecidos. La redundancia del uso del conocimiento se reduce, se logra una toma de decisiones y resolución de problemas más rápida y receptiva y la satisfacción y lealtad de los colaboradores aumenta como resultado del desarrollo personal y el empoderamiento.
Eventualmente, el capital intelectual de la organización hace que su ventaja competitiva sea sostenible, rara y no sustituible por otras empresas en el mercado. La infraestructura de gestión del conocimiento tiene su tercer componente esencial enumerado como tecnología, que es inevitable en el mundo empresarial moderno. La tecnología juega un papel clave en la recopilación, el procesamiento, el intercambio y el intercambio de conocimiento dentro de las organizaciones y, a menudo, facilita el desarrollo de entornos virtuales donde comunidades y grupos pueden compartir conocimiento a través de Internet y los medios de la intranet.
En la perspectiva de la información, se lleva a cabo la actividad fundamental de intercambio de información que ayuda a conectar a los diferentes interesados y los abre para compartir sus experiencias, expresiones y puntos de vista sin ningún límite geográfico o de ubicación.
La perspectiva de sensibilización hace que los usuarios conozcan las redes de práctica y los conocimientos intangibles y tácitos que también deberían compartirse utilizando las plataformas multimedia facilitadas por la tecnología para mejorar el compromiso y la participación (Schönström, 2005). La perspectiva de comunicación finalmente hace que los usuarios tomen conciencia de los esfuerzos de colaboración y la interpretación acumulativa de los conocimientos que se aplicarán en diferentes contextos y problemas. Otra fuente de tecnología importante y popular para la gestión efectiva del conocimiento es el sistema experto, donde los enfoques basados en la web y los programas de computadorización están disponibles para que los usuarios los imiten y apliquen su lógica y razonamiento en situaciones similares. En el mercado actual, donde retener el talento humano es difícil y costoso, el desarrollo de sistemas expertos es de gran ayuda en la gestión de la base de conocimiento tácito (Alavi y Leidner, 2001).
Los expertos en la organización almacenan su experiencia a través de artefactos, símbolos, historias, reflexiones y otros en el sistema informático y las bases de datos, que luego se ponen a disposición de la persona adecuada cuando necesitan dicha experiencia para un problema en particular o en un contexto determinado. Esto ayuda en el intercambio valioso y productivo de conocimiento de los colaboradores anteriores a los novatos e incluso ayuda en la evolución cuando los nuevos colaboradores agregan al conocimiento almacenado en la forma de su aprendizaje específico, beneficios y experiencias personales., todo con el fin de alcanzar los procesos de desarrollo de una ventaja competitiva que llevará al posicionamiento de la organización y fortalecerá sus marcos de diferenciación.