Hemos llegado al final de este especial, un camino lleno de conocimientos en donde aprendimos conceptos importantes relacionados al Centro Cultural, sus componentes, funciones y una estructura de modelo de gestión para implementarlo en cualquiera de los escenarios posibles de desarrollo, incluso desde lo comunitario, como un mecanismo de organización y cohesión social para el crecimiento sus habitantes. Si no has tenido la oportunidad de leer las entregas anteriores aquí te comparto los enlaces para que tengas toda la información de esta entrega especial:
En esta última entrega describiremos cada uno de los pasos que para mi criterio debe contener un proyecto destinado a la creación de un Centro Cultural, aplicando la información que vimos en las entregas anteriores y dando forma a una línea de proyecto que puede ser utilizada como referencia para el desarrollo de un proyecto real de Centro Cultural desde lo público, privado o desde lo comunitario. ¡Sin más, iniciamos!
Fase 1. Investigación
1.1 Antecedentes del problema
Explica aspectos importantes del contexto en donde se desarrollará el proyecto y detalla las consideraciones que dan lugar a esa problemática o necesidad que se quiere solventar con el proyecto.
1.2 Planteamiento del problema
El planteamiento del problema es la parte de una tesis, trabajo o proyecto de investigación en la cual se expone el asunto o cuestión que se tiene como objeto aclarar.
Desde el punto de vista de la metodología científica, el planteamiento del problema es la base de todo estudio o proyecto de investigación, pues en él se define, afina y estructura de manera formal la idea que mueve la investigación.
Pero, ¿Cómo sabemos que estamos ante un problema apto para un trabajo de investigación? Pues, principalmente cuando encontramos que no existe respuesta en el corpus de investigaciones científicas para explicar ese hecho o fenómeno específico.
Para la formulación del problema, debemos ir de lo general a lo particular, pues se parte de una interrogante que engloba un problema que luego irá siendo abordado por partes.
En términos metodológicos, el planteamiento del problema, que suele ser también el primer capítulo de una tesis, pretende responder la pregunta fundamental de “¿qué investigar?” De modo que el planteamiento del problema es lo que determina, orienta y justifica el desarrollo del proceso de investigación.
La elaboración del planteamiento del problema, como tal, requiere varias fases: identificación, valoración, formulación, definición y delimitación del problema. A continuación, te lo explicación paso a paso.
Identificación del problema: implica el descubrimiento del tema o cuestión que se pretende abordar.
Valoración del problema: consiste en la evaluación de la pertinencia, importancia o relevancia del problema identificado.
Formulación del problema: supone la elaboración del problema en forma de pregunta. Por ejemplo: "¿Cómo afecta la emisión de gases de efecto invernadero el calentamiento global?"
Definición del problema: es la revisión de los antecedentes del tema, las teorías o corrientes dentro de las cuales se encuentra el tema, etc.
Delimitación del problema: supone la precisión y delimitación de los aspectos concretos del tema que serán abordados.
Del planteamiento del problema y su delimitación, a su vez, surge el conjunto de objetivos (generales y específicos) que se persigue alcanzar.
1.3 Justificación del proyecto
La justificación del proyecto comprende la presentación de las razones y motivos por los cuales un proyecto debe ser llevado a cabo. Es decir, las razones por las que vale la pena hacer la investigación en primer lugar. Se podría decir también que es la manera de interesar al lector en los posibles resultados del trabajo y la significación o importancia del mismo.
La justificación es una parte importante de los anteproyectos cuando existe la posibilidad de acceder a un financiamiento del proyecto. De ahí que pueda decirse que, de cierta manera, con la justificación del proyecto se está promocionando o vendiendo el impacto potencial del proyecto. Por lo tanto, la justificación debe necesariamente responder a posibilidades reales y con fundamento.
Argumentos de la justificación de un proyecto
En la justificación de un proyecto nos podemos valer de una serie de argumentos que apoyen, sumen interés o den relevancia a la investigación que nos proponemos hacer. A continuación, algunos de los mejores argumentos para escribir la justificación de un proyecto:
Avance en el conocimiento: En este sentido, podemos argumentar que con nuestro proyecto estamos creando un nuevo conocimiento o haciendo una revisión o corrección de un conocimiento establecido. Por ejemplo: la evidencia de un necesario desarrollo de nueva infraestructura cultural.
Contribución a la solución de un problema práctico: El proyecto puede estar motivado para dar solución a un problema práctico. Por ejemplo: el diseño de un plan de proyección para las ofertas artísticas locales, para evitar la migración de los artistas y sus trabajos.
Demostración del uso novedoso de una técnica o procedimiento: un proyecto puede surgir como la aplicación de un método o procedimiento con fines distintos a los que lo originaron. Por ejemplo: un programa para grabar las historias de los mayores de una comunidad, con el fin de identificar dentro de las grabaciones aspectos histórico - culturales para la construcción de un inventario cultural local.
Contribución parcial a una investigación de mayor alcance: a veces, el enfoque de un proyecto abarca apenas una parte de un proyecto de mayor dimensión. Por ejemplo: El mapeo de los artistas y cultores de una localidad contribuye a la identificación de la oferta cultural existente para el desarrollo de una maya programática de actividades durante un año.
Preguntas a considerar en la justificación de un proyecto
¿Cuáles son los beneficios que este trabajo aportará y por qué?
Los beneficios pueden ser tanto materiales como inmateriales. Un nuevo producto, una nueva técnica o un edificio mejor acondicionado, podrían ser considerados beneficios materiales.
Por otro lado, la preservación de una manifestación cultural gracias a un proyecto de investigación, o el mejor rendimiento de la proyección artística debido al uso de nuevas tecnologías son beneficios inmateriales.
¿Quienes serán los beneficiados y por qué?
Siempre será valioso resaltar en una justificación quiénes son los que podrán sacar provecho de nuestro proyecto. Estos pueden ser de distinta índole, por ejemplo, los habitantes de una ciudad, los estudiantes de la escuela de la localidad, etc.
Debemos tener en cuenta las posibilidades reales de beneficio. Así, un proyecto sobre un modelo de crecimiento económico en un 100% de los artesanos de la cerámica en dos meses, es casi una tarea imposible. En cambio, el diseño de un modelo para el apoyo y el acompañamiento de los artesanos de la cerámica para potenciar sus ingresos es claramente más razonable.
¿Cuál es su utilidad?
Esta se complementa con la pregunta: ¿para qué sirve este proyecto? Por ejemplo: del proceso tradicional para la confección de canastas de palma, se puede obtener información de cuáles son los componentes involucrados. Sabiendo esto, los componentes pueden ser identificados y producidos de forma consciente para garantizar su abastecimiento con el fin de asegurar la continuación de esta práctica tradicional.
¿Por qué es significativo el proyecto?
La justificación es también la forma de explicar la importancia del proyecto que queremos llevar a cabo. El proyecto puede tener importancia a diferentes niveles, dependiendo del área a que esté ligada. Por ejemplo: una investigación sobre el tamaño de las partículas subatómicas será importante para el área de física cuántica, no así para los estudios literarios.
También podemos detallar la justificación con apartados mas específicos como por ejemplo: una justificación social, histórica, jurídica, económica, legal, etc.
1.4 Contexto social o consideraciones demográficas
Características propias de la comunidad y su habitantes. Es el conjunto de circunstancias que enmarcan una situación que afecta a uno o varios individuos. Para el desarrollo de un proyecto es importante considerar:
Población: cantidad de habitantes, tasa de crecimiento, densidad poblacional, pertenencia étnica, población por sexo, área urbana y periurbana, distribución etaria.
Actividades económicas: nivel de producción primaria y secundaria, cadenas de producción y distribución, principales actividades, nivel de formalidad, capacidad productiva y porcentaje de profesionalización.
Necesidades sociales: identificación de la distribución poblacional y sus necesidades, reconocimiento de capacidades locales, insumos, áreas que necesitan asistencia y ser trabajadas, condición social en relación al desarrollo cultural y artístico, a la educación y al reconocimiento de los elementos culturales propios.
Delimitación temporal: tiempo de desarrollo del proyecto en términos funcionales para su población. Por ejemplo: El proyecto estará dirigido a la población de San Juan de Tibás, comunidad que ha tenido un crecimiento poblacional de 28%6 , por lo tanto, el Centro Cultural se proyectará a una población de 53,142 habitantes aproximadamente, para que este se dé a vasto a un tiempo de 20 años.
Contexto Geográfico: datos generales del territorio, ubicación en el mapa, delimitación geográfica, extensión territorial, regiones, o distritos, aspectos topográficos, orográficos e hidrográficos, delimitación poblacional, población beneficiaria, terreno a utilizar, reglamentación y sistemas constructivos.
1.5 Objetivo General
El objetivo general de un proyecto, una investigación o una organización, es la meta principal y global del mismo, es decir, su cometido último. Le da sentido al conjunto, el cual sólo puede alcanzarse una vez completados también los objetivos particulares o específicos. Usualmente, los objetivos generales de un proyecto son los que le confieren su propósito: ya se trate de una empresa, de una organización sin fines de lucro, de una investigación monográfica o de otra naturaleza, siempre estaremos hablando de su meta central. El objetivo general deberá diferenciarse claramente de los particulares siempre. En muchos casos tendrá semejanzas con la misión y visión de una empresa u organización.
Características del objetivo general
Los objetivos generales suelen ser sucintos, concretos y resumibles en una única oración, si bien la misma puede ser tan extensa como se desee. A la hora de redactar un objetivo general, se debe partir de una perspectiva global del proyecto, intentando responder a las preguntas del ¿qué? o ¿qué cosa?, ¿con que fin? y ¿para que? se aspira conseguir con el proyecto. Una vez determinado, se deberá redactar siempre comenzando con un verbo en infinitivo (terminados en “-ar”, “-er” o “-ir”), y de manera tal que abarque el conjunto de los objetivos específicos.
1.6 Objetivos específicos
Los objetivos específicos o auxiliares son aquellas metas concretas y medibles que la empresa espera alcanzar en un plazo determinado de tiempo y siempre bajo las directrices de los objetivos generales. Responden a interrogantes como ¿Qué quiero hacer? ¿Qué es lo que busco? ¿A dónde quiero llegar? ¿Qué necesito hacer? ¿Cómo lo voy a hacer?, que permiten determinar los límites y la amplitud del estudio o proyecto y además orientan sobre los resultados eventuales a obtener estableciendo etapas en el proceso.
Los objetivos deben ser precisos, evaluables y viables, deben estructurase con verbos en infinitivo que se alcancen verificar, evaluar y refutar en determinado momento. Para iniciar su planteamiento, es necesario tener definido el o los problemas, el campo a estudiar, el objeto de estudio, el tema, y en un proyecto o empresa los alcances a obtener. A continuación comparto algunas clasificaciones de verbos a utilizar en los objetivos generales y específicos:
En siguiente recuadro veremos la función de los objetivos según su taxonomía:
1.7 Resultados
Los resultados de proyectos son los productos tangibles generados. Sin los resultados, los proyectos se vuelven inútiles; los resultados son el motivo por el que se crean los proyectos. Sin embargo, existen muchos tipos de resultados de proyectos que son planeados por los inversionistas. Se pueden definir con las siguientes consideraciones:
Los resultados esperados deben expresarse en logros terminados, en términos de cantidad, calidad y tiempo.
Para cada objetivo específico se definen los resultados concretos esperados (uno o más de uno).
Se deben especificar los resultados esperados en el orden y en el período de tiempo en el cual se pretenden alcanzar.
1.8 Metodología
La metodología de un proyecto consiste en todos los pasos que se recogen a la hora de la planificación y gestión de un proyecto. Esta suele recoger desde la gestión de recursos hasta la coordinación del equipo de trabajo, o incluso la relación con todos los interesados en los resultados del proyecto.
Pese a existir muchos tipos de metodología de un proyecto. Se pueden concretar cinco pasos para establecer una metodología:
Mapear lo que funciona ya en términos de prácticas, procedimientos, métodos y procesos.
Hacer un benchmark de cómo se gestionan los tipos de proyectos y actividades que lleva a cabo tu organización. Siempre habrá estándares y métodos prácticos particulares para sectores de la industria.
Definir los procesos que supondrán mejoras en la práctica de gestión de proyectos en tu organización. Esos procesos pueden estandarizarse para todos los proyectos mediante reglas, plantillas y procedimientos. El establecimiento de medidas que reflejen si se están implementando o no los procesos, y ligándose o no a recompensas, juega un papel principal en el cambio cultural hacia una organización orientada a proyectos.
Documentar todos los procesos y sus componentes: plantillas, procedimientos, La compilación resultante de principios, procesos y herramientas puedes denominarla tu metodología.
Reevaluar y refinar un proceso iterativo. Los componentes de la metodología serán revisados de forma periódica, actualizados y cambiados cuando sea necesario. Esta es una evolución continua, según la organización madura en la práctica de la gestión de proyectos. Una metodología no debería ser estática. Cualquier metodología debería verse como un conjunto de documentos, describiendo un conjunto vivo de procesos. Una de las funciones principales de la oficina de proyectos es capturar lecciones aprendidas y sugerencias para mejorar los procesos de gestión de proyectos de los profesionales que dirigen dichos proyectos y así mejorar de forma continua la metodología.
1.9 Marco teórico
El marco teórico es la recopilación de antecedentes, investigaciones previas y consideraciones teóricas en las que se sustenta un proyecto, una investigación, análisis, hipótesis o experimento. El marco teórico, también llamado marco de referencia, es el soporte teórico, contextual o legal de los conceptos que se utilizaron para el planteamiento del problema.
Con esta recopilación de información, también se intenta demostrar cuál es el aporte novedoso que el proyecto va a hacer en la comunidad.
Estructura del marco teórico
Las partes de un marco teórico pueden variar dependiendo del tipo de proyecto, pero, en términos generales, debería estar estructurada en las siguientes secciones básicas.
Antecedentes: Es la parte en la que se menciona el problema y todos los estudios previos que se han hecho al respecto. De esta forma, se pueden comprender mejor los abordajes anteriores y establecer una guía con respecto a la información y procedimientos disponibles para llevar a cabo el proyecto. A su vez, los antecedentes incluyen información adicional que permita comprender mejor el problema en el presente, como, por ejemplo: contexto geográfico, cultural, económico, demográfico, histórico, político, social, entre otros que sean pertinentes a los fines del proyecto.
Bases teóricas: Como indica su nombre, se refiere a toda la teoría que sustenta el tema o problema planteado. Si se tratara de un asunto del que aún no existe al menos una teoría previa, entonces esta es la parte en la que se expondrá una teoría propia. En las bases teóricas también se describen conceptos clave sobre el problema que se abordará de manera que sea posible dilucidar mejor el asunto tratado.
Bases legales: En algunos casos, es necesario aclarar todos los parámetros legales sobre los cuales se va el proyecto. Eso debe describirse en las bases legales que, a su vez, deben estar dentro del marco teórico. Del mismo modo, en las bases legales deben ser explicados todos los antecedentes de esta índole que existen sobre la problemática y el proyecto en sí, en caso de que apliquen.
Variables: En el marco teórico se deben expresar todas las variables del problema en términos de factores medibles. De esta manera, se evitan confusiones o interpretaciones erradas con conceptos que podrían ser ambiguos.
¿Cómo hacer un marco teórico?
No existe una fórmula única para hacer un marco teórico. Sin embargo, hay algunas pautas que podrían tenerse en cuenta al momento de su redacción:
Revisar la bibliografía: la bibliografía debe ser revisada previamente y de manera exhaustiva para poder seleccionar solo aquello que sea de interés al proyecto.
Identificar las bases legales: las bases legales (si aplican) deben estar ordenadas cronológicamente, mencionando primero las más antiguas.
Ordenar los conceptos: los conceptos deben estar organizados jerárquicamente y de manera lógica. Se trata de un aspecto que le dará más formalidad al proyecto y, además, hará que su comprensión sea mucho más fácil.
Evitar información de relleno: concentrarse exclusivamente en datos que contribuyan a generar conocimiento.
Redactar de manera clara: la redacción debe ser clara, concisa, concreta. Los conceptos y métodos descritos no deberían dejar lugar a interpretaciones erróneas.
Diferenciar las partes: un marco teórico no se divide en capítulos. En su lugar, cada una de las partes que lo componen (antecedentes, bases teóricas y legales, variables) debe estar separada con el título respectivo.
1.10 Marco Legal
El marco legal nos proporciona las bases sobre las cuales el proyecto debe desarrollarse. Su fundamento en muchos países es La Constitución en tanto suprema legislación, que se complementa con la legislación promulgada por un parlamento o legislatura donde se incluye una ley o decreto. En este apartado se deben de incluir todos los aspectos legales que influyen en el proyecto.
Fase 2. Arquitectura
En esta fase se requiere de la participación de arquitectos, ingenieros y especialistas de la materia, quienes desde su área de conocimiento y en conjunto con los responsables del proyecto tomarán las decisiones para la concreción de esta etapa.
2.1 Diagnóstico del terreno a utilizar
En este apartado se analiza el terreno para entender su funcionalidades y optimizar su aprovechamiento y construcción del futuro centro cultural. Por lo que se considerarán los siguientes aspectos:
Terreno a utilizar
Sus limites y con que comunidades limita
Sus vías de acceso y calles aledañas
Tipo de suelo
Porcentaje de área vegetal
Si existe o no construcción previa
Evaluación de planos
2.2 Idea
Las ideas en arquitectura se producen cuando vamos a un lugar y logramos captar su vocación para representar algo en él; logramos ver a través del tiempo y del espacio formas de habitarlo. Algo que preside a las ideas es la imaginación y se compone de las siguientes partes:
La matriz de relación arquitectónica: La matriz es la forma de organizar cierto número de datos en un formato de manera que puedan relacionarse. La matriz en la arquitectura es una retícula en 2 dimensiones compuesta por números o datos colocados en líneas o columnas.
Interrelación de elementos arquitectónicos: es la relación de cada una de las partes funcionales, estructurales o decorativas de una obra arquitectónica.
Principios ordenadores del diseño: Son las bases, los puntos, fundamentos, orígenes o razones fundamentales. También llamados ideas generatrices, son los conceptos de los que se vale el diseñador para influir o conformar un diseño. Estos temas dominantes se deben utilizar con bastante seguridad en la creación de diseños arquitectónicos, existen muchos principios o ideas, estas son las mas importantes: adición o sustracción, armonía, carácter, claridad, coherencia, color, continuidad, contraste, dimensión, directriz, eje, equilibrio, escala, jerarquía, pauta, plasticidad, posición, proporción, repetición, ritmo, simetría, textura, transición, transformación, unidad y variedad.
Posibles resultados arquitectónicos: propuestas de diseño de espacios.
Premisas del diseño a emplear: descripción detallada de áreas y espacios.
Premisas constructivas a emplear: materiales e insumos a utilizar en el proyecto.
Programa de necesidades: descripción de los espacios, funciones y los servicios prestados de cada uno.
2.3 Propuesta arquitectónica
Presentación de planos y edificaciones a construir.
Fase 3. Planificación
La planificación del Proyecto es la ordenación sistemática de las tareas para lograr un objetivo, expone lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a cabo.
3.1 Estructura desglosada de trabajo (EDT)
Para definir qué es una EDT en proyectos, es decir, una estructura de desglose de trabajo, es conveniente dirigirse al Project Management Institute (PMI). Según su Guía del PMBOK®, se trata de una descomposición jerárquica basada en el entregable final del proyecto, es decir, en el resultado final del proyecto en cuestión. De esta forma, todo profesional que aspire a la Dirección de Proyectos debe saber en qué consiste una EDT.
La EDT es una representación gráfica del proyecto de forma muy descriptiva. Se organiza dividiendo las actividades en diferentes niveles, alcanzando un grado de detalle necesario para planear y controlar de forma adecuada el proyecto.
El éxito de todo proyecto requiere de una EDT en la que se definan los paquetes de trabajo, los cuales descomponen el proyecto, asignando a los responsables de cada paquete, para establecer así un cronograma y presupuesto que sea adecuado para el correcto desarrollo del trabajo. Los paquetes de trabajo son la planificación de las acciones a realizar para alcanzar el entregable final del proyecto. Estos pueden ser controlados, programados, monitorizados y disponer de una estimación del coste que conllevan.
La estructura de una EDT puede realizarse de diferentes maneras:
Orientada a la programación.
EDT orientada a los productos entregables.
Orientada a los recursos.
Para qué se utiliza una EDT en Proyectos
La EDT tiene diversas funcionalidades dentro de un proyecto. Entre ellas, sirve para:
Definir el alcance del proyecto en relación a los entregables de este y la descomposición de estos entregables a través de paquetes de trabajo.
Definir el proceso de ejecución del proyecto y cada fase.
La descomposición jerárquica del proyecto permite alcanzar un nivel de detalle óptimo para su control.
Disponer de una comunicación adecuada entre los integrantes del equipo de proyecto, el director de proyecto y los stakeholders.
Sirve como herramienta para el equipo de proyecto para analizar el riesgo, el control presupuestario y los avances del cronograma.
Cómo elaborar una EDT en Proyectos
Tras conocer qué es una EDT, el siguiente paso es saber cómo elaborarla. Según La Guía del PMBOK® la elaboración de una EDT puede dividirse en 4 bloques de trabajo:
Identificar el entregable final del proyecto, para ello se recomienda realizar una revisión del alcance para así no obviarlo en la estructura de la EDT ni en los requerimientos del proyecto.
Definir los entregables principales del producto, estos conforman el proyecto, son los predecesores al entregable final, pero por si mismos no tienen solidez suficiente sino en conjunto.
Descompone los entregables principales en acciones al detalle para que puedan llevarse a cabo.
Refinar y pulir la EDT hasta que el equipo del proyecto y los interesados estén de acuerdo, para que así la planificación se complete de forma exitosa y la ejecución del proyecto de como resultado el entregable definido en el primer bloque.
3.2 Plan de gestión del tiempo (cronograma)
De forma general podríamos definir el cronograma de un proyecto como:
Documento que muestra ordenadamente las diferentes tareas e hitos que forman el proyecto, las relaciones de precedencia y antecedencia entre ellas, su duración, y el inicio y fin del proyecto. (Aunque a la hora de hacer el control y seguimiento podemos incluir otras informaciones.)
Existen diferentes tipos de cronograma según su tipo de representación gráfica. Para ilustrar este apartado utilizaremos dos de los mas comunes, el diagrama de Gantt y el diagrama de Pert:
Diagrama de Gantt
Es probablemente la representación gráfica de cronograma más frecuentemente utilizada. Consiste en la representación de las tareas en forma de barras sobre un eje temporal que se establece en el eje de las coordenadas (eje X). Su principal ventaja es la facilidad para ver las fechas de inicio y fin de cada proyecto, su duración y la superposición con otras tareas.
También juega a su favor el hecho de que la mayoría de trabajadores se encuentran habituados a su uso, por lo que es necesario un corto período de aprendizaje para manejarlo con fluidez.
Descarga un formato de la gráfica de Gantt gratis:
Diagrama de Pert
En esta representación del cronograma en la que no se tiene en cuenta el eje temporal, sino
únicamente las tareas y las relaciones que se establecen entre ellas. Cada tarea suele representarse como una caja que contiene los procesos que la integran. Las cajas se ordenan según el orden de la secuencia temporal en la que se llevarán a cabo y relaciones de causalidad. Es decir, aquellas tareas que se realizarán en primer lugar ocupan las cajas situadas a la izquierda. Las siguientes tareas según el orden temporal ocuparán cajas situadas más a la derecha. El uso de flechas permite establecer relaciones de causalidad y dependencia entre los procesos. Una tarea tiene una relación de dependencia o causalidad con aquellas tareas de las que recibe una flecha.
3.3 Plan de Gestión de Costos
La Gestión de los costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de una persona o grupo de personas.
El área de conocimiento Gestión de los Costos del Proyecto está conformada por tres procesos, dos pertenecientes al grupo del proceso de planificación y uno perteneciente al grupo del proceso de seguimiento y control, como se indica de manera resumida a continuación:
3.4 Presupuesto
El presupuesto de proyecto es el costo total proyectado para completar un proyecto durante un período específico para obtener resultados específicos. Es la estimativa detallada de todos los costos necesarios para completar las tareas del proyecto. Este debe de incluir:
Costos directos: Los costos directos son aquellos gastos que son directamente relacionados al proyecto y pueden ser identificados, mensurados y controlados con precisión. En un proyecto, los costos directos son referentes a materiales y mano de obra que son aplicados directamente y exclusivamente en la ejecución del proyecto en cuestión. Un ejemplo de costo directo sería la subcontratación de mano de obra específica para la ejecución de una actividad de un proyecto.
Costos indirectos: Los costos indirectos son aquellos costos que ayudan a la empresa a realizar sus actividades diarias, pero no pueden ser fácilmente rastreadas. Siendo así, esos costos no pueden ser vinculados a un proyecto o servicio específico. Ejemplos de costos indirectos incluyen: alquiler, agua, luz, teléfono, internet, servicio de seguridad y limpieza patrimonial, mantenimiento de máquinas, etc.
Costos fijos y variables: Los costos fijos son aquellos que no alteran el valor, independientemente de la duración del proyecto. Los costos variables variarán relativamente a unidades utilizadas durante el proyecto.
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Hacer el presupuesto de un proyecto lleva tiempo, ya que debes desglosar los elementos detalladamente para que éste sea aprobado. Cada proyecto es único y como tal debes tomarte el tiempo necesario para su presupuesto, debes tomar en cuenta las variables que pueden influir en él y tener un monto que te respalde en caso de que se presente una modificación. Debes contar con ciertos documentos que facilitaran su elaboración, como son:
Alcance del proyecto, que nos dará el total de los requerimientos del proyecto.
Plan de gestión del proyecto, nos proporciona la planificación de cuando se necesitarán los recursos.
Plan de gestión de costos, nos aporta una estimación aproximada de los costos, para quedarnos dentro de un rango aceptable.
Cronograma del proyecto, lo que nos va a aportar los tiempos y el progreso para el monitoreo del presupuesto.
Registro de riesgos, son las variables que pueden afectar al proyecto y a su vez al presupuesto.
Cotizaciones reales de proveedores que puedan darte el servicio que se requiere.
Teniendo ya la información necesaria e identificando los objetivos principales, debemos realizar una lista de los recursos necesarios para llegar a los mismos y una lista de los que nos ayudarían pero que no son esenciales. Para plasmarlo solo debemos desglosar en columnas los datos que nos aporte la información necesaria:
Recurso, el que sea necesario de acuerdo a las tareas del proyecto
Tipo de recurso, se describe el recurso, ya sea un material, un servicio o una persona, y puede ser un costo directo o indirecto.
Tipo de unidad, va a ser como se mide el uso del recurso; para personas será jornada laboral; para materiales, número de piezas u otras unidades según sea el caso.
Costo, es lo que se va a pagar en el momento en el que se utilice el recurso.
Si se desea ser más detallado, podemos incluir un código de tareas y la tarea específica donde se va a usar el recurso, así como el costo total de cada actividad.
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3.5. Gestión de riesgos
La gestión de riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a factores de riesgo a lo largo de la vida de un proyecto y en beneficio de sus objetivos. La gestión de riesgos adecuada implica el control de posibles eventos futuros. Además, es proactiva, en lugar de reactiva.
Los sistemas de gestión de riesgos están diseñados para hacer más que solo identificar el riesgo. El sistema también debe poder cuantificar el riesgo y predecir su impacto en el proyecto. En consecuencia, el resultado es un riesgo aceptable o inaceptable. La aceptación o no aceptación de un riesgo depende, a menudo, del nivel de tolerancia del gerente de proyectos por el riesgo.
Si la gestión de riesgos es configurada como un proceso continuo y disciplinado de la identificación y resolución de un problema, entonces el sistema complementará con facilidad otros sistemas. Esto incluye la organización, la planificación y el presupuesto y el control de costos. Las sorpresas disminuirán porque el énfasis ahora será una gestión proactiva en lugar de una reactiva.
La respuesta a los riesgos por lo general incluye:
Prevención: Eliminación de una amenaza específica, a menudo al eliminar la causa.
Mitigación: Reducción del valor monetario estimado de un riesgo al reducir la probabilidad de ocurrencia.
Aceptación: Aceptar las consecuencias del riesgo. Con frecuencia, esto se cumple al desarrollar un plan de contingencia para ejecutar si el riesgo llega a ocurrir.
Al desarrollar un plan de contingencia, el equipo de proyectos participa en el proceso de solución de un problema. El resultado final será un plan que se pueda aplicar al momento.
Lo que el equipo de proyectos requiere es la habilidad de lidiar con los obstáculos para completar de forma exitosa el proyecto, a tiempo y dentro del presupuesto. Los planes de contingencia ayudarán a garantizar que el equipo pueda atender con rapidez la mayoría de problemas que surjan.
El proceso de análisis de riesgos
El proceso de análisis de riesgo es esencialmente un proceso de solución de problemas de calidad. Las herramientas de calidad y de evaluación se utilizan para determinar y priorizar riesgos de evaluación y resolución.
El proceso de análisis de riesgos es el siguiente:
1. Identificar del riesgo
Este paso es la lluvia de ideas. Al revisar la lista de posibles fuentes de riesgo, así como la experiencia y el conocimiento del equipo de proyectos, se identifican todos los potenciales riesgos.
Al utilizar un instrumento de evaluación, los riesgos son categorizados y priorizados. El número de riesgos identificados a menudo excede la capacidad de tiempo del equipo de proyectos para analizar y desarrollar contingencias. El proceso de priorización ayuda a gestionar aquellos riesgos que tienen un alto impacto y una alta probabilidad de ocurrencia.
2. Evaluar los riesgos
Con frecuencia, la solución de problemas tradicional transita de la identificación de problemas a la solución de problemas. Sin embargo, antes de intentar determinar cómo gestionar mejor los riesgos, el equipo de proyectos debe identificar los orígenes de tales riesgos.
3. Desarrollo de respuestas frente al riesgo
Ahora el equipo de proyectos está listo para el proceso de evaluación de posibles remedios para gestionar el riesgo o tal vez evitar que el riesgo ocurra.
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3.6 Seguimiento y control
El procedimiento de Seguimiento y Control del Proyecto establece un conjunto de acciones que se llevarán a cabo para la comprobación de la correcta ejecución de las actividades del proyecto establecidas en la planificación del mismo. Su propósito es proporcionar un entendimiento del progreso del proyecto de forma que se puedan tomar las acciones correctivas apropiadas cuando la ejecución del proyecto se desvíe significativamente de su planificación.
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La formulación de proyectos puede disminuirse o ampliarse dependiendo del proyecto en donde podríamos incluir un plan para la gestión del alcance, plan de adquisiones, gestión de contratos, gestión de stakeholders, gestión de calidad, en fin, muchos apartados más que nos brindarán información y herramientas valiosas para el desarrollo del proyecto. En esta entrega incluí los apartados necesarios para la formulación del proyecto de Centro Cultural que tiene como protagonista esta entrega especial.
Con esto llegamos al final de este especial, no sin antes invitarlos a suscribirse a mi canal de Twitter en donde todos los lunes compartiré infografías super interesantes que pueden ser de utilidad para ustedes. Y recordarles que pueden descargar el especial completo en un formato de PDF que pueden encontrar en el apartado de "mis publicaciones" de mi página. Espero este especial haya sido de su agrado, nos leemos en la próxima entrega, y no olviden "La Cultura, transforma vidas".
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